[프로젝트 관리]프로젝트 관리 이전에 조직문제 해결하기

프로젝트 관리 방법론의 적용은 철저히 실무적이어야 하며, 프로젝트의 목표는 합리적이고 실현 가능한 계획에 근거해야 합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트의 기본적인 제약 조건이 무엇인지부터 이해하고 이를 개선하기 위해 의사 결정을 주도하는 리더가 될 필요가 있습니다. 프로젝트 관리자로서 여러분은 소속 조직의 문제점을 어떻게 분석하고 이를 개선하겠습니까? 이번 차에는 프로젝트 관리 방법론에 대한 얘기 보따리를 풀기 위한 사전 준비 단계로서 우리의 프로젝트 관리 문제점들을 지적하고 이를 개선하기 위해 우리가 이해할 분야는 무엇인지 살펴보겠습니다.

▒ 프로젝트 관리에 관한 우리의 전형적인 경험
여러분들이 프로젝트 관리 실무에서 겪는 가장 일반적인 오류와 애로 사항이 무엇이라고 생각합니까? 프로젝트 관리 실무자가 일반적으로 범하는 오류는 프로젝트 관리 방법론의과 전문 소프트웨어의 도입으로 충분히 개선될 수 있습니다. 우리의 경험을 개선하기 위한 방법을 함께 생각해 보기 바랍니다.
 

프로젝트 관리에 관한 전형적인 우리의 경험 10가지

1) 범위에 따른 착수와 종료 시점의 설정이 불분명 2) 개별 작업의 일정 변경이 프로젝트 전체에 주는 영향도를 이해하지 못함 3) 프로젝트 추진 계획 대비 실적을 정확히 알고 있지 못함 4) 현재 시점에서 우선적으로 처리해야 되는 일이 무엇인지 모름 5) 문제점 발생 시 또는 최종 결과물의 잘못에 대한 책임 한계가 불분명     (업무 범위와 책임 관계 설정이 어렵다) 6) 텍스트 중심으로 기술한 직관적이지 못한 보고서 7) 보고서 만드는데 들이는 엄청나고 아까운 시간, 시간, 시간 8) 문제와 리스크는 터지고 나면 대처하기 위해 전력을 다함 (Reactive) 9) 다수 계약자 및 부서 별 연관된 업무 특성으로 통합 관리 역량 미흡 10) 일관된 사업관리 체계 부재 및 프로젝트 관리 기술 부족

1) 범위에 따른 착수와 종료 시점의 설정이 불분명
프로젝트는 목표와 작업의 범위가 분명해야 하며, 이에 대한 착수 시점과 종료 시점이 분명해야 합니다. 프로젝트 의 시간적인 제약을 해결하기 위해서는 시간에 대한 개념을 이해하고 이를 합리적으로 운영하는 것입니다. 시간에는 기간, 작업 시간, 작업량, 단위(및 최대 단위) 등의 개념이 있으며, 이러한 시간 개념들에 대한 상호 영향 관계를 이해하여 불변 요소와 가변 요소를 지정한 후에 시간 관리를 진행해야 합니다. 프로젝트에 대한 시간적인 제약은 프로젝트의 범위와 비용의 제약을 고려하여 적용해야 합니다. 프로젝트 관리자는 시간적 제약의 근거를 분명히 제시하여야 하며, 합리적인 계획에 근거하여 팀원들은 프로젝트 관리자가 제시한 목표를 충실하게 수행합니다.

2) 개별 작업의 일정 변경이 프로젝트 전체에 주는 영향도를 이해하지 못함
프로젝트의 모든 작업이 일정 상 중요하지는 않습니다. 어떤 작업들은 일정 지연이 발생해도 프로젝트의 최종 완료 날짜를 준수하는데 영향을 주지 않으며, 어떤 작업들은 단 하루라도 일정 지연이 발생하면 프로젝트의 일정에 곧바로 타격을 주기도 합니다. 작업 일정에는 우선 순위와 여유 시간이 존재하기 때문에 우선 순위가 높고 여유 시간이 없는 작업에 역량을 집중하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리 방법론이란 모든 작업이 중요하므로 무조건 빨리 해야 한다거나 서둘러야 한다가 아니며, 프로젝트 관리자의 판단에 따라 유연하게 진행해야 합니다.

제한된 시간 내에 프로젝트의 목표를 완수하려면, 프로젝트 관리 방법론에 따라 일정의 중요도를 이해해야 합니다. 프로젝트의 모든 작업은 최종 산출물을 구현하기 위해 수행하는 것이며, 작업의 일정은 최종 산출물 또는 중간 산출물에 도달하기 위한 논리적인 시간 경로를 갖습니다. 이와 같은 개념을 요주의 경로(Critical Path)라고 합니다. 프로젝트 일정 관리 방법론과 프로젝트 관리 전문 소프트웨어는 이러한 논리를 시각적이고 직관적으로 이해할 수 있도록 프로젝트 관리자를 지원합니다.

3) 프로젝트 추진 계획 대비 실적을 정확히 알고 있지 못함
실제로 많은 프로젝트 관리자들이 계획은 열심히 세우고 계획 대비 실적 평가에 대해서는 면밀한 관리를 하지 않습니다. 프로젝트에 대한 평가가 따르지 않으면, 다음에 유사한 프로젝트를 진행하기 위한 근거 자료가 미약해집니다. 계획 대비 실적 관리를 분명히 하면, 유사한 프로젝트가 반복될수록 최선의 근거 사례(best practice)를 구체화할 수 있으며, 이는 보다 객관적이고 현실적인 프로젝트 계획을 수립하는데 많은 도움이 됩니다. 계획 대비 실적 관리는 프로젝트 관리자가 프로젝트를 주도해 갈 수 있는 좋은 방편이기도 합니다. 팀원의 입장에서 프로젝트에의 참여는 결국 실적을 증명하는 것이, 프로젝트 관리자와 이해 관계자로부터 인정 받기를 원합니다. 계획 대비 실적 관리를 효율적으로 수행하려면, 작업의 실행 및 통제에 대한 체계적인 이해가 필요합니다.

4) 현재 시점에서 우선적으로 처리해야 되는 일이 무엇인지 모름
팀원의 입장에서는 작업을 높은 품질이나 완성도로 완료했다는 것만으로 훌륭하게 평가 받을 수 있지만, 조직적인 관점에서 공동으로 수행하는(collaboration) 프로젝트에서는 작업의 완료 자체가 초점이 되지 않습니다. 프로젝트 관리자의 입장에서는 팀원들이 상황 보고 시점에 맞추어 “제 때” 일정을 완료하는 것이 더욱 중요합니다. 이해 관계자들 간의 정보 공유 시점을 놓친 업무 처리는 선행 중간 산출물들에 대한 평가를 기준으로 하여 새롭고 상세화된 후속 일정을 계획하는데 중대한 제약 요소가 됨을 이해되기 때문입니다. 프로젝트 관리자와 팀원을 포함한 이해 관계자가 프로젝트를 중간 평가하고 분석하는 시점을 상황 보고 날짜라고 합니다. 프로젝트 의사 소통은 상황 보고 날짜를 기준으로 실행되어야 하며, 작업 수행의 우선 순위도 상황 보고 날짜에 맞추어야 합니다.

5) 문제점 발생 시 또는 최종 결과물의 잘못에 대한 책임 한계가 불분명
    (업무 범위와 책임 관계 설정이 어렵다)
작업에 자원을 배정하는 이유는 두 가지가 있습니다. 첫째, 자원의 책임성을 분명히 하자는 것이며, 둘째, 자원에 투입되는 시간과 예산을 관리하기 위함입니다. 프로젝트 관리자에게 부여된 가장 큰 책임은 제한된 시간과 예산을 가지고 적절한 품질과 범위를 구현하는 것입니다. 자원은 시간과 돈을 소비하는 주체이므로 이에 대한 효과적인 관리가 프로젝트의 성공을 결정합니다. 프로젝트 진행 상황 관리 단계에서 발생하는 전형적인 문제들 중의 하나는 의사 소통의 장애입니다. 효과적인 의사 소통을 위해서는 프로젝트 작업에 배정되는 자원의 책임성(responsibility)과 적임성(accountability)이 분명해야 합니다.

책임성이란 작업의 완료 보고에 대한 단일 책임자를 지정하는 의미이며, 책임성을 부여하면 의사 소통 채널을 최소화하는 효과가 있습니다. 적임성이란 업무를 수행할 수 있는 능력을 갖춘 자원을 배정함을 뜻합니다. 프로젝트 관리는 모든 자원의 업무를 통제하자는 것이 아니며, 책임성과 적임성을 갖춘 프로젝트 리더(Project Leader, PL) 중심의 적극적인 의사 소통을 통하여 프로젝트의 성공 가능성을 높여가자는 것입니다.

6) 텍스트 중심으로 기술한 직관적이지 못한 보고서
프로젝트 보고서가 텍스트 중심으로 기술되어 있으면, 프로젝트 관리자나 이해 관계자가 프로젝트의 상황을 정확하고 신속하게 이해하는데 많은 애로 사항이 있습니다. 그럼에도 불구하고 프로젝트 보고서는 여전히 이메일이나 일반 오피스 제품으로 전달되는 이유는 프로젝트 관리 기준을 어떻게 시각화하는지 이해하지 못하기 때문일 것입니다. 프로젝트 관리 방법론과 프로젝트 관리 전문 소프트웨어는 프로젝트를 시각화할 수 있는 다양한 보기 형식을 제공합니다. Gantt 차트, 진행 상황 Gantt, RAM(책임할당매트릭스), 네트워크 다이어그램(PERT), GERT 등 프로젝트 관리의 다양한 보기를 이해하고 각각의 보기에 관리 기준이 어떻게 구체적으로 적용되어 실무에 활용될 수 있는 분명하게 하게 이해할 필요가 있습니다.

7) 보고서 만드는데 들이는 엄청나고 아까운 시간, 시간, 시간
보고서를 작성하는데 많은 시간이 소요되는 이유는 프로젝트 관리 표준 서식(template)과 산출물 목록이 체계적으로 정의되지 않았기 때문입니다. 프로젝트 관리자와 핵심 기획자는 프로젝트 관리 표준 서식의 구성 요소를 이해하고 이를 전사적으로 확산하기 위해 힘써야 합니다.

프로젝트 표준 서식의 작성은 Microsoft Project와 같은 프로젝트 관리 전문 소프트웨어를 사용할 필요가 있습니다. 서구에서는 Microsoft Project가 엑셀처럼 많이 보급되어 있으며, 프로젝트를 추진하는 조직은 대부분 Microsoft Project를 사용하고 있습니다. 국내 기업이 외국 기업과 함께 사업을 추진하는 경우, 외국 기업들은 대부분 Microsoft Project로 작성한 프로젝트 계획서를 요구합니다. Microsoft Project로 작성한 프로젝트 계획서는 가정에 근거한 상황 분석(What-if Analysis)이 용이하며, 관리 기준이 명쾌하게 나타날 뿐만 아니라 데이터의 수정이 쉽고 간편하기 때문입니다.

프로젝트 표준 서식을 작성하면, 프로젝트 관리 방법론이나 툴 사용법을 모르는 실무자도 관리 기준을 분명하게 이해하여 프로젝트에 참여할 수 있습니다. 표준화된 서식을 사용하므로, 프로젝트 관리자나 기획자는 계획을 편리하게 작성할 수 있으며, 실적만 입력하면 사용자가 미리 설정한 자동 서식에 따라 보고서가 자동 작성되므로 보고서 작성에 들이던 시간을 프로젝트 실무 협의와 연구 개발에 보다 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

8) 문제와 리스크는 터지고 나면 대처하기 위해 전력을 다함 (Reactive)
프로젝트의 팀원들이 일은 열심히 하는데 결과가 좋지 않다면 어떤 관리 분야를 이해하지 못해서일까요? 바로 리스 관리입니다. 프로젝트 관리 방법론을 지배하는 가중 중요한 분야는 리스크 관리입니다. 리스크란 프로젝트 수행 중에 있을 수 있는 경우의 수로써 위협과 기회의 양면을 모두 포함합니다. 리스크 관리는 긍정적인 기회를 최대화하고 부정적인 위협을 최소화하는 방법론입니다.

리스크 관리는 아주 단순한 사고에서 출발합니다. 개인의 역량 관리를 제시하는 “성공하는 사람들의 일곱 가지 습관”에서 스티븐 코비(Steven Covey)는 성공하는 사람들의 습관 중의 하나로 사전에 예측하는 것을 즐기는 습관을 이야기합니다. 성공하는 사람들은 아침에 샤워할 때부터 오늘 있을 일과 경우의 수를 예측하며 성공으로 이끌기 위해 어떻게 할 것인가 생각하기를 즐깁니다. 성공하는 사람들은 예측하기를 즐기며, 이를 성공으로 발전시키고자 노력합니다. 이것이 바로 사전 대응(Proactive) 자세입니다. 그러나, 실패하는 사람은 일은 열심히 하나 프로젝트의 진행 상황에 대해 예측하고 대처하는 습관이 없기 때문에 사후 대처(Reactive)에 주력하려고 합니다. 이와 같이 해서는 프로젝트를 주도할 수 없습니다.

리스크 관리 방법론을 이해하는 프로젝트 관리자만이 프로젝트를 주도할 수 있습니다. 리스크 관리를 하지 않는 프로젝트는 발생하는 위험에 사후 대처하는 방식으로 진행될 수 밖에 없습니다. 프로젝트 리스크 관리의 프로세스를 이해하고 이를 실무 서식으로 반영할 수 있는 프로젝트 관리의 관심과 노력이 필요합니다.

9) 다수 계약자 및 부서 별 연관된 업무 특성으로 통합 관리 역량 미흡
조직 내에는 하나의 프로젝트가 아니라 여러 개의 프로젝트가 동시에 진행되는 경우가 많습니다. 비슷한 기간에 여러 개의 프로젝트가 수행되며, 전사적으로 여러 사업부에서 산발적으로 진행됩니다. 동시에 프로젝트가 진행될 때 계층 별 임원이나 프로젝트 이해 관계자가 기대하는 바는 최적의 의사 결정을 위해 필요한 정보입니다. 이 때 중요한 것은 프로젝트의 우선 순위를 파악하여 프로젝트를 통합 관리하는 것입니다. 세부적인 하위 프로젝트들이 모여서 프로그램 수준의 조직의 경영 목표에 부합하는 점을 이해하여, 프로젝트 관리자는 프로젝트를 항상 조직 전체적인 관점에서 분석하고 통제할 수 있어야 합니다. 프로젝트 진행 상황 보고 단계마다 모든 프로젝트를 통합하여 분석할 수 있어야 하며, 이에 대한 분명한 관리 기준과 사안 별 우선 순위를 이해하고 제시할 수 있어야 합니다.

10) 일관된 사업관리 체계 부재 및 프로젝트 관리 기술 부족
프로젝트 관리의 기술적인 방법론을 이해하고, 프로젝트 관리 전문 소프트웨어를 잘 사용한다고 해서 프로젝트 관리가 성공할까요? 그렇지 않습니다. 기술적인 분야와 조직론적인 분야를 함께 이해하고 일관된 사업 관리 체계를 구현해야 합니다. 기술적인 분야란 범위 계획, 일정 계획, 예산 관리, 진행 상황 통제, 위험 분석 등을 의미합니다. 프로젝트 관리 방법론이 제시하는 지식으로도 프로젝트가 실패하는 이유는 조직론적인 분야에서 문제가 발생하기 때문입니다. 프로젝트 관리자의 리더쉽, 협상력과 문제 해결 능력, 팀워크 등 프로젝트 관리자의 의사 소통 역량이 프로젝트의 성공을 결정하는 또다른 절반의 분야입니다. 프로젝트 관리자에게는 이러한 조직론적 관점에서의 의사 소통 능력이 중요하며, 성공적인 프로젝트 관리를 위해 함께 이해해야 할 분야입니다.

다음 차에는 프로젝트 관리의 분야와 프로세스에 관해 구체적으로 살펴 보겠습니다.
 

오늘의 프로젝트 관리 명언 'Those who cannot remember the past are condemned to relive it” (과거를 잊는 자는 계속 과거대로 살게 되어 있다.) George Santayana (1863-1952)