프로젝트관리 - 프로젝트 관리방법

 프로젝트 관리방법

프로젝트 관리 새로운 정보시스템을 도입하거나 기존 정보시스템을 안정적으로 유지, 관리하기 위해서는 각각의 정보시스템 프로젝트에 대한 체계적인 프로젝트 관리, 감시가 필요하다.  기업 환경에 따라 차이가 있기는 하겠지만 정보시스템 프로젝트가 한 개인이 수행하는 것이 아니라 여러 사람이 참여하고 그 도입 효과가 조직 전체에 영향을 미친다는 점을 감안하면 단지 정보시스템 구축이나 운영 그 자체가 아니라 그로 인해 발생할 수 있는 조직의 변화나 팀원간 커뮤니케이션, 협력사(벤더)와의 커뮤니케이션도 관리 대상에 포함된다.   프로젝트 관리방법 정보시스템 프로젝트는 조업에서의 프로젝트 관리와는 달리 그 대상이 물리적인 형태가 아닌 무형의 소프트웨어나 네트워크이기 때문에 프로젝트가 지연되고 예상을 초과하는 비용이 소모되어 실패할 가능성을 많이 안고 있다.  또한 날로 복잡해지는 사용자의 요구와 기술의 빠른 발전으로 체계적인 관리의 필요성이 증대되고 있다.  최근 금융권과 대기업을 중심으로 도입이 확산되고 있는 CMM(Capability Maturity Model)과 같은 표준 프로젝트 관리 방법이나 프로젝트 관리를 위한 조직인 PMO(Project Management Office) 도입이 확산되고 있는 것도 프로젝트 관리가 정보시스템 구축 및 운영의 성패에 직접적인 영향을 미치기 때문이다.  중소기업 입장에서는 이처럼 복잡한 프로젝트 관리 표준이나 전담 조직을 운영하는 것은 상당한 부담이 될 수도 있다.  그렇다고 프로젝트 관리 자체를 포기할 수도 없는 것이 현실이다.  본 장에서는 중소기업에서 약식으로 도입할 수 있는 프로젝트 관리 방법론에 대해 간략하게 소개한다.   프로젝트 관리의 구성요소 프로젝트 관리(Project Management)란 프로젝트를 성공적으로 이끄는데 필수적인 계획, 조직화, 인력확보, 지휘, 통제를 제공하기 위한 절차, 기법, 기술, 노하우 등으로 정의된다.  정보시스템 프로젝트 관리는 프로젝트의 최종 산출물이 특정 정보시스템이고 합의된 시간과 예산 혹은 자원 내에서 사용자가 만족할 수 있는 정보시스템을 개발하는데 필요한 모든 기술적이며 관리적인 업무이다.  프로젝트 관리에서는 인간관계가 중요하며 관리자의 통솔력과 현명한 의사판단이 요구되는 사회적(Social), 정치적(Political), 기술적(Technological)인 활동이다. 프로젝트 관리의 기능은 하향식 접근을 기준으로 계획(Planning), 조직화(Organizing), 인력확보(Staffing), 지휘(Directing), 통제(Controlling)로 구분된다. 계획(Planning) 조직의 목표를 달성하기 위한 업무의 과정을 미리 설정하는 기능이 프로젝트를 수행하기에 앞서 무엇을, 언제, 어떻게, 누가 할 것인가를 결정하는 과정이라 할 수 있다. 미래 상황이 불확실한 소프트웨어 개발 프로젝트에서 이러한 요소들을 정확히 예측하는 작업은 매우 어려운 일이지만 계획수립이 이루어지지 않으면 프로젝트를 통제할 수가 없게 된다. 조직화(Organizing) 목표를 달성하기 위한 책임과 역할을 부여하고 목표의 달성을 위해 작업을 배치하고  관련짓는 기능이다. 즉, 직무의 내용을 구체화하고 그 직무수행에 관한 권한과 책임을 명확히 함과 아울러 이것을 위임하여 상호관계를 설정하는 과정이다.   인력확보(Staffing) 조직 내에서의 위치를 고려하여 사람을 선택하고 교육하는 기능이다. 소프트웨어를 개발하는 프로젝트는 인력자원이 자원요소의 대부분을 차지하므로 이들의 교육, 훈련, 경험 등의 기술 축적은 가장 중요한 조직의 자원이 된다. 지휘(Directing) 원하는 최종 결과를 얻기 위해 사람을 움직이고 지원하기 위한 통솔력을 필요로 하는 것이 지휘기능이다. 소프트웨어에 종사하는 인력의 특수성을 감안하여 이들의 능력을 최대로 발휘하고 프로젝트의 수행에 최대한 기여할 수 있도록 이끌어 주어야 한다. 통제(Control) 계획에 따라 목표를 향해 나아가는 활동의 진행상황을 측정하고 교정하는 기능이다. K.T.Orr는 프로젝트 실패의 주원인이 계획한 개발 업무가 아니라, 전혀 예측치 못했던 문제들이라고 지적하고 있다. 따라서 프로젝트의 통제는 감시절차를 통한 문제의 조기 `발견과 해결이라고 할 수 있다. 표. 프로젝트 관리 체계   범위 관리 공정 관리 사업비 관리 품질 관리 조직/ 인력관리 정보/ 소통관리 위험 관리 조달/ 외주관리 착수 프로세스 착수 계획 범위계획 범위정의 공정정의 공정배열 공정기간산정 인정계획 자원계획사업비 산정사업비예산 품질보증 계획 조직/인력 계획 정보/소통 계획 인식 위험의 계량화 조달/외주 계획 실행 범위검증 일정실행 사업비집행 품질보증 활동 인력 확보 정보 배포 위험 대처 입찰 업체 선정 통제 변경통제 일정 계획조정 사업비통제 품질조정 팀 개발 종합 분석 정보 대응 방안 조정 계약 행정 완료 프로젝트 완료 계약 완료 [자료원] CIO저널, 1997   프로젝트 관리단계 프로젝트 관리는 다음과 같이 분석, 계획, 구축, 실행의 단계를 거친다. 1. 분석 단계 전사적 프로젝트 관리는 조직의 전체적인 사업 전략과 동일한 공통 분모를 갖고 있어야 한다. 이를 위하여 분석 단계에서는 먼저 프로젝트 관리 성숙도 분석을 통하여 조직의 현재 수준을 평가하고, 프로젝트 관리를 위한 이해관계자들의 요구 사항 및 조직의 환경 분석을 수행함으로써 사업 목표를 달성하기 위한 개선 사항과 가장 적합한 솔루션을 선정하게 된다. 이것은 태스크 포스 팀과 전문가들에 의해 조직에 대한 현재와 미래를 경영층과 이해관계자들에게 제시하는 단계이다. 2 계획 단계 이 단계는 이해관계자들의 요구 사항에 따른 목표를 설정하고 그 수행 방법을 제시하기 위한 상세 수행 계획을 수립하며, 수행 범위와 활동들에 대한 상호 합의를 이루게 된다. 이때 병행되어야 할 주요 활동 중에는 변화와 인식전환 교육이 계획되어 있는데, 이는 조직의 관리자들과 경영층에 대해 프로젝트 관리의 중요성을 인식시키고 사업 목표에 대한 이해를 명확히 하여 조직 전체가 동시에 변화할 수 있는 토대를 조성하기 위한 것이다. 3 구축 단계 조직의 요구와 사업 목표에 적합한 프로젝트 관리 툴을 선정하는 것은 가장 중요한 활동중의 하나이다. 이 단계는 크게 두 가지 활동이 이루어지는데, 이 활동들은 이해관계자들의 요구에 의해 선택적으로 또는 일괄적으로 수행하게 된다. 그 하나는 조직의 전체적인 기준이 되는 프로젝트 관리 표준 및 절차 개발 그리고 프로젝트 템플리트 개발로 내부적인 프로세스를 정립하는 것이며, 다른 하나는 현재 당면한 프로젝트에 대한 직접적 적용으로 프로젝트 계획 수립과 PM IS(Project Management Information System) 구축으로 실전 프로젝트를 통하여 전문가들의 지식과 기술을 전수 받는 단계를 실현하는 것이다. 이를 위하여 태스크 포스 팀과 전문가들은 사전에 적합한 프로젝트 관리 툴과 그 구성 형태, 그리고 응용 애플리케이션 설계에 대한 자문을 준비해야 한다. 4 실행 단계 이 단계는 계획 및 구축 단계에 이어 현재 당면한 프로젝트에 대한 파일러트 운영 단계로서 프로젝트의 실행, 통제, 상황 추적과 분석, 그리고 보고 활동에 대해 이전 단계에서 구축된 PMIS를 활용하여 시험 운영함으로써 관리 절차와 표준, 그리고 개발된 템플리트에 대한 검증 작업이 이루어지며, 이때 시스템에 대한 집중적인 현장 실습으로 효과적인 지식 전수를 받게 된다. 동시에 조직의 PMIS 관리자들은 시스템 운영에 필요한 전문 지식 습득을 위하여 PMIS 관리자 워크숍을 갖게 되며, 이 워크숍은 시스템에 대한 지식은 물론 프로젝트 관리에 대한 총체적인 지식을 얻게 됨으로써 프로젝트 조직에서 프로젝트 관리를 위한 전문가들을 양성하게 된다. 5 변화 관리 단계 전사적 프로젝트 관리(Enterprise-Wide Project Management)를 조직 내에 자리잡기 위한 가장 중요한 노력은, 앞에서 수행되어온 각 단계들에 대한 결과를 조직에 적용시키고, 궁극적으로 조직 자신의 것으로 만드는 것이다. 이러한 변화에 대한 조직 구성원들의 적응을 위해서 지속적인 교육 훈련과 조직의 체질에 부합하는 절차와 표준, 그리고 템플리트 등의 내부 기준들이 필수적인 요소가 된다. 이 단계에서는 PMIS의 시험 운영에서 벗어나 실제 가동으로 안정화 과정을 거쳐가게 되며, 실행 단계로부터 얻은 결과를 반영하여 표준 및 절차, 그리고 프로젝트 템플리트 등이 수정 보완된다. 동시에 일반 사용자들에 대한 워크숍을 통한 교육 과정은 그들이 직무와 역할에 대한 인식을 바로하고, 프로젝트 관리에 대한 지식과 실무를 전수 받는 과정이 된다.  이로서 조직 구성원들이 새롭게 강화된 업무 프로세스에 대한 보이지 않는 문화적 변화를 받아들이도록 하는 적응 기간을 갖게 되는 것이다. 각 단계에서 수행하는 모든 교육과 워크숍은 대부분 프로젝트 관리 이론과 소프트웨어 실습으로 구성되지만 가급적 프로젝트 관리에 대한 필요성과 인식을 심어주기 위한 토의와 공동의 작업이 병행되어야 한다. 즉 교육 대상자의 역할과 직무에 따라 적합한 진행 방법과 실습 방법을 선택해야 하며, 동시에 각기 다른 프로젝트 특성을 감안한 탄력적 교육과 워크숍이 조직의 통합된 변화 관리를 보장해 준다.   ※ 참고문헌 김태달, CMM 기반 정보기술 프로젝트 관리 및 감리 참조 모델에 관한 연구, 2001 민택기, 프로젝트 관리 체계 구축을 위한 접근 방법, 2000 CIO저널, 프로젝트 관리 체계-사용자와 경영자 틈새서 나와 홀로서라, 1997