<문서 작성 체크리스트>

<문서 작성 체크리스트>

- 문서를 만드는 목적을 알아야만 작성의 방향을 결정할 수 있다.
- 문서를 읽을 최종 사용자를 확인하여 작성의 기술적인 수준을 결정한다.
- 문서의 발표자가 누구인지 알 수 있으면 훨씬 도움된다. (발표할 상황을 떠올린다.)
- 목차부터 만들어야 한다.
- 처음부터 끝까지 스토리가 흘러가서 한 편의 이야기가 되어야 한다.

   (기획서)

   . 개요(보고 목적 및 필요성-진행경과-배경)

   . 현황(현황/문제점-원인분석-지금까지의 대응사례)

   . 해결방안(대상-대안-예상효과)

   . 추진계획(전략-계획)

   . 결론 및 건의사항

   (결과 소개자료)

   . 개요(개념-(분류)체계-필요성-수행절차)

   . 현황(이슈(배경)-전략-Roadmap)

   . 사례

   . 향후방향

- 목차가 작성되면 Review를 거친다.

- 목차가 완성되면 즉시 1차 초안 작성에 들어간다.
- 결론을 반드시 명시하라. (대안 선택이 어려우면 조건부로라도 제시한다.)
- 다양한 관점을 반영하여 분석적/종합적으로 작성한다.
- 1차 초안 완료 작업후 반드시 Review를 거치고, 이 때 반드시 수정이 발생한다.
- 여러 사람이 작업하는 경우, 그 중 한명이 주관하여 진행해야 한다.
- 10장 이상의 파워포인트는 하루에 완료하는 경우는 드물고, 며칠에 걸쳐 수정 보완하게 된다.

- 문서에 여러 주제가 담기는 경우, 핵심 사안을 부각하여 자세히 기술하는 것이 좋다.

   평이하게 작성할 것인지, 핵심을 부각하는 것이 필요한지 미리 결정하여야 한다.

- 다른 논문, 결과를 참조하였을 때는 소스에 대해 기재하여야 한다.

- 짧게 기술하라. 늘어지면 문서를 읽는 사람이 피곤하다.

- 다른 주제에서 같은 내용을 중복 기술하는 것은 피해야 한다.

- 발표자료의 핵심 부분 뒷 부분들에 대해서는 듣는 사람은 이미 이야기가 끝났다고 여기므로 집중하지 않는다.

- 성과나 목표에 대한 개선 지표를 강조할 필요가 있을 때에는 지표 부분을 따로 빼서 강조한다.

- 이전에 같은 사안에 대한 작성/발표했을 경우, 이전 건 대비 변경 사항을 강조해야 한다. (발표시의 발표자의 설명이라도 필요하다.)

- 여러 팀이 같이 보고하는 경우는 문서 양식을 일치하여 작성한다.

- 조사 대상의 조직/사람에 대한 향후 미칠 수 있을 결과에 대해 문구 하나에 대해서도 심사숙고해야 한다.

<문서 리뷰 체크리스트>

- 문서의 최종 수요자의 입장으로 생각한다.
   . 수요자가 요구하는 것이나 궁금한 것을 해소할 수 있도록 작성했는지
   . 수요자가 동의할만큼 객관적이고 설득력 있는지
- 문서의 목적에 부합하는지
- 분류가 제대로 되어 있는지 (일반적으로 가장 많은 시간 필요)
   . 분류 자체가 잘 되어 있나.
   . 타 분류의 하부 분류로 들어가야 하지는 않는지.
   . 분류 추가/삭제/수정
- 더 추가되어야 할 내용은 없는지
- 문서의 최종 수요자 이외의 다른 이해관계자의 관점이 반영되었는지
- 문구가 맞는지(각 부서별/회사별로 적당한 용어는 따로 있다.)
- 기술적으로 맞는 내용인지
- 문서의 제목/큰 글씨 내용/세부 내용이 매치되는지
- 문서 최종 발표시 문서 수요자에게서 나올 수 있는 예상 질문은 발표자에게 큰 도움이 된다.

- 문서의 작성자(피 리뷰자)는 리뷰 미팅에서 방어적이거나 위축된 입장을 취해서는 안 된다.
- 전략이 충분히 도출되었는지 -> 적으면 추가 필요 (구체적으로 누락된 전략을 알려주면 작성자에게 크게 도움된다.)

- 회의를 끝내기 전에 필요하면 정리 차원에서 이야기를 쭉 풀어서 한번 처음부터 끝까지 설명해본다.

- 올바른 커뮤니케이션을 위하여 적절한 용어를 만들면 도움이 된다. 너무 많은 시간을 용어를 만드느라 소비하면 오히려 역효과가 날 수 있다. (Normalization 등)

- 긴 문서에 문구에 오류가 있는 발표 문서의 경우, 실제 발표 시에 설명으로 보충할 수 있으므로 너무 많은 시간을 문구 수정에 투입하지 않는다.

- 미리 리뷰 미팅의 종료 시간을 정하고 우선순위/중요성이 높은 주제 또는 페이지부터 진행하면 효율성이 증대된다.

- 시간이 많이 소요되고 논란이 심한 사안

  . 쉬운 부분부터 먼저 진행 후 추후 다시 해당 사안을 재리뷰한다.

  . 전문가 또는 문서 작성 지시자에게 결정을 요청하는 것도 좋은 방법이다.